1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
Voor de verwerking van persoonsgegevens via nl.gullimex.be en in het kader van onze Belgische dienstverlening is Gullimex in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke.
9420 Erpe-Mere
België
Gullimex maakt deel uit van de internationale Gullimex-groep. Wanneer gegevens noodzakelijk worden gedeeld met een andere Gullimex-onderneming, kan die onderneming voor haar eigen verwerking zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de diensten waarvan u gebruikmaakt, kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:
- naam, bedrijfsnaam, functie en contactgegevens;
- bezoek-, aflever- en factuuradressen;
- klant-, order-, offerte- en factuurgegevens;
- betaal- en administratieve gegevens;
- account- en authenticatiegegevens;
- informatie over producten, instrumenten, kalibraties, reparaties, service en certificaten;
- correspondentie, contactformulieren, retouraanvragen en klachten;
- nieuwsbrief- en communicatievoorkeuren;
- reviews, enquêtes en andere feedback;
- IP-adres, browser-, apparaat- en loggegevens;
- klik- en surfgedrag wanneer daarvoor, waar vereist, toestemming is gegeven.
3. Waarvoor verwerken wij uw gegevens?
Offertes, bestellingen en overeenkomsten
Doel: offertes opstellen, bestellingen verwerken, producten leveren en overeenkomsten uitvoeren.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen op uw verzoek.
Facturatie en administratie
Doel: facturatie, betalingen, boekhouding en naleving van fiscale verplichtingen.
Grondslag: wettelijke verplichting en, waar relevant, uitvoering van de overeenkomst.
Service, kalibratie en reparatie
Doel: serviceaanvragen, instrumentbeheer, kalibraties, reparaties en certificaten.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij goede klantenservice.
Accounts en online dienstverlening
Doel: accounts aanbieden, gegevens beheren en toegang geven tot online diensten.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
Contact, klachten en retouren
Doel: vragen beantwoorden, klachten oplossen en retour- en serviceaanvragen behandelen.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang en waar van toepassing een wettelijke verplichting.
CRM en klantrelatie
Doel: zakelijke contacten beheren en onze dienstverlening verbeteren.
Grondslag: gerechtvaardigd belang bij goed relatiebeheer.
Nieuwsbrieven en direct marketing
Doel: informatie versturen over producten, diensten, kennis en ontwikkelingen.
Grondslag: toestemming wanneer deze wettelijk vereist is. Waar marketing aan bestaande klanten wettelijk zonder afzonderlijke toestemming is toegestaan, kan Gullimex zich beroepen op een gerechtvaardigd belang.
Website, analytics en advertenties
Doel: de website laten werken, gebruik analyseren, verbeteren en waar toegestaan relevante content en advertenties tonen.
Grondslag: voor noodzakelijke technieken gerechtvaardigd belang of uitvoering van de gevraagde dienst. Voor niet-noodzakelijke analytics en marketing vragen wij waar vereist vooraf toestemming.
Beveiliging en juridische belangen
Doel: systemen beveiligen, misbruik voorkomen en rechten beschermen.
Grondslag: gerechtvaardigd belang of wettelijke verplichting.
4. Waar komen uw gegevens vandaan?
De meeste persoonsgegevens verstrekt u zelf, bijvoorbeeld via onze webshop, formulieren, account, e-mail, telefoon of tijdens onze dienstverlening.
Gegevens kunnen daarnaast afkomstig zijn van uw werkgever of collega, zakelijke relaties, openbare ondernemingsregisters, vervoerders, betaal- of dienstverleners en – wanneer u daarvoor toestemming gaf – cookies en vergelijkbare technologieën.
5. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Waar dat noodzakelijk is kunnen wij gegevens delen met:
- ondernemingen binnen de Gullimex-groep;
- IT-, hosting- en softwareleveranciers;
- betalingsdienstverleners en banken;
- vervoerders en logistieke partners;
- leveranciers die betrokken zijn bij een bestelling of dienstverlening;
- CRM-, e-mail- en marketingdienstverleners;
- analytics-, advertentie- en reviewdienstverleners;
- accountants, verzekeraars, adviseurs en juridische dienstverleners;
- overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
Met verwerkers maken wij waar nodig contractuele afspraken over de bescherming van persoonsgegevens.
6. Doorgifte buiten de EER
Sommige dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.
In dat geval gebruiken wij een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de goedgekeurde Standard Contractual Clauses. Waar nodig treffen wij aanvullende waarborgen.
7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het betreffende doel, tenzij een wettelijke bewaarplicht of juridisch belang een langere bewaring vereist.
- Boekhouding en facturen: in beginsel 10 jaar conform de Belgische fiscale bewaarplicht.
- Bestel- en klantgegevens: tijdens de klantrelatie en daarna zolang nodig voor garantie, service, claims en wettelijke verplichtingen.
- Accountgegevens: zolang het account actief is en daarna alleen voor zover noodzakelijk.
- Service- en instrumentgegevens: zolang noodzakelijk voor servicehistorie, certificaten en dienstverlening.
- Contactaanvragen: totdat de aanvraag is afgehandeld, tenzij deze onderdeel wordt van een klant- of servicedossier.
- Marketing: totdat u zich afmeldt, bezwaar maakt of uw toestemming intrekt.
- Cookies en analytics: volgens de bewaartermijnen in het cookiebeleid.
9. Profilering en geautomatiseerde besluitvorming
Wanneer u toestemming heeft gegeven voor marketingtechnieken kunnen gegevens worden gebruikt voor publiekssegmentatie, campagneanalyse en het relevanter maken van content of advertenties.
Gullimex neemt niet uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij wij u daar vooraf afzonderlijk over informeren.
10. Uw rechten
Afhankelijk van de situatie heeft u recht op:
- inzage;
- rectificatie;
- gegevenswissing;
- beperking van de verwerking;
- bezwaar tegen verwerking en direct marketing;
- gegevensoverdraagbaarheid;
- het intrekken van toestemming.
Stuur uw verzoek naar info@gullimex.be . Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand.
11. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik, openbaarmaking en wijziging.
12. Contact en klachten
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@gullimex.be .
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Gegevensbeschermingsautoriteit
Gullimex kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer dienstverlening, systemen of wetgeving veranderen. De meest actuele versie staat steeds op deze pagina.